Cómo elegir un
HIS en 2026.

Cambiar el sistema de información de una IPS es una decisión que se toma una vez cada ocho o diez años. Se firma en tres meses y se convive con ella durante la década siguiente. Sin embargo, la mayoría de los procesos de selección se resuelven viendo dos o tres demos comerciales y comparando propuestas económicas en una hoja de cálculo.

El problema no es la falta de rigor. Es que las demos están diseñadas para responder preguntas fáciles. Esta es una lista de las difíciles.

Antes de ver una sola demo

1. ¿Cuál es el problema que estás resolviendo?

Suena obvio, y casi nunca está escrito. “Necesitamos un sistema nuevo” no es un problema; es una solución propuesta. Los problemas se ven así: el 18 % de nuestra facturación se glosa y no sabemos por qué, o tenemos siete sistemas y el equipo digita el mismo dato cuatro veces. Si no puedes nombrar dos o tres problemas con esa precisión, ninguna demo te va a servir, porque no vas a saber qué mirar.

2. ¿Quién va a usarlo realmente?

El sistema lo compra la gerencia, pero lo usan las auxiliares de admisión a las 6 de la mañana, los médicos entre paciente y paciente, y el equipo de facturación cerrando el mes. Cualquier evaluación que no incluya a esas tres personas está midiendo lo que no importa.

3. ¿Qué pasa si esto sale mal?

Ten claro el plan de reversión antes de firmar. Si a los seis meses la implementación fracasa, ¿puedes volver atrás? ¿Tienes tus datos? ¿En qué formato?

Durante la evaluación

4. Pide una demo con tus datos, no con los del proveedor.

Esta sola pregunta separa a los proveedores serios del resto. Envía veinte registros reales anonimizados (un contrato con una EPS, tu tarifario, tres historias clínicas típicas) y pide ver el flujo con eso cargado. Las demos genéricas están construidas sobre casos perfectos que no existen en tu operación.

5. Haz que un usuario real complete una tarea real.

No mires al vendedor operar el sistema; él lleva dos años haciéndolo. Siéntate con tu auxiliar de admisión y pídele que registre un paciente de urgencias. Cronometra. Cuenta los clics. Observa dónde se detiene a preguntar.

6. Pregunta por el flujo más feo que tengas.

Todo sistema maneja bien el caso ideal. Lo que distingue a uno bueno es cómo resuelve el paciente sin documento, la factura que se anula después de radicada, el traslado entre sedes a mitad de hospitalización, o el medicamento que se devuelve a farmacia. Lleva tus tres peores casos a la demo.

7. ¿Qué pasa cuando se cae internet?

En Colombia esto no es hipotético. Pregunta específicamente qué módulos siguen operando sin conexión, cómo se sincroniza después, y qué ocurre si dos sedes editan el mismo registro mientras están desconectadas. Si la respuesta es vaga, asume que no funciona.

8. Pide ver el módulo de glosas en detalle.

Para la mayoría de las IPS, el flujo de caja se decide aquí. Quieres ver cómo se registra una glosa, cómo se rastrea la respuesta, qué reportes salen sin que nadie los arme a mano, y si el sistema te dice por qué te glosan de forma agregada, no solo caso por caso.

Sobre el proveedor, no sobre el software

9. Habla con un cliente que se haya ido.

Cualquier proveedor te da tres referencias felices. Pídele el nombre de una IPS que haya dejado de usar el sistema y llámala. Si se niega, ya aprendiste algo. Si acepta, vas a aprender más en esa llamada que en todas las demos juntas.

10. ¿Quién hace la implementación?

Muchas veces el equipo comercial y el de implementación no se parecen en nada. Pregunta cuántas personas asignan, si son propias o subcontratadas, cuántos proyectos llevan en paralelo y quién es tu contraparte cuando algo falla a las 11 de la noche de un domingo.

11. ¿Cómo se comportan las actualizaciones normativas?

En salud colombiana la normativa se mueve todos los años. Necesitas saber si los cambios regulatorios entran como parte del servicio o se cotizan como desarrollo a la medida. La diferencia entre ambas respuestas, proyectada a diez años, suele ser mayor que el precio de la licencia.

12. Pide el contrato antes de decidir.

No la propuesta comercial: el contrato. Busca específicamente la cláusula de propiedad de los datos, el SLA con penalidades reales, las condiciones de terminación y qué pasa con tu información si el proveedor desaparece. Un buen producto con un mal contrato sigue siendo un mal negocio.

Una nota sobre el precio

El costo de licencia es la parte visible y suele ser la menor. El costo real incluye la implementación, la migración de datos históricos, las horas de tu equipo durante la transición, la curva de productividad de los primeros meses, las integraciones con lo que ya tienes, y los desarrollos a la medida que van a aparecer.

Cuando compares proveedores, compara ese número a tres años. Las diferencias de licencia mensual tienden a desaparecer frente a una implementación que se alarga seis meses de más.

Lo que en realidad estás comprando

Un HIS no es un producto que se instala. Es una relación de una década con una empresa que va a tocar todos los procesos de tu institución. La pregunta final, después de las doce anteriores, es simple: ¿quiero trabajar con esta gente durante los próximos diez años?

Si la respuesta no es un sí claro, el resto de la evaluación importa menos de lo que crees.